Avec les années, la gestion des subventions, que ce soit lors du processus de demande ou après l’attribution, est devenue une activité relativement complexe régie par des directives et des exigences rigoureuses. Étudier les différentes possibilités de financement, analyser les critères d’éligibilité et d’évaluation et préparer et déposer les dossiers de demande sont autant de tâches qui nécessitent une vaste concertation entre tous les acteurs concernés et la validation de nombreuses formalités. En parallèle, les membres d’une équipe bénéficiaire se situant souvent dans différents pays, il est difficile de suivre et de gérer correctement une subvention une fois qu’elle a été octroyée.

À tout cela viennent se greffer les exigences institutionnelles internes, qui ajoutent un niveau supplémentaire de conditions préalables à la demande d’une subvention. En effet, bien souvent, les exigences et les approbations interservices rendent le processus global fastidieux, ce qui entraîne des difficultés à respecter les délais imposés, qui sont souvent assez courts.

Développé par le Centre de ressources en télésanté du Réseau Aga Khan de développement (AKDN dHRC) en collaboration avec le service de pédiatrie et de santé infantile du Centre hospitalier universitaire Aga Khan de Karachi, le Système pour la recherche et la gestion des subventions (Sa Re Ga Ma) a pour objectif de faciliter le processus de demande de subventions. Sur la plateforme, les utilisateurs se voient attribuer des droits déterminés selon leur rôle dans l’équipe, ce qui leur permet de gérer facilement le processus de demande d’une subvention et les étapes subséquentes à son attribution.

Le système est déployable dans n’importe quel organe ou service ayant besoin d’organiser ses projets de recherche, de centraliser les documents nécessaires à une demande et de suivre l’état d’avancement du processus d’attribution d’une subvention.

Grâce à l’application, les utilisateurs peuvent déposer plusieurs versions de leurs documents sur un portail dédié, visualiser et télécharger tous les documents disponibles et suivre l’avancement du processus de demande d’une subvention, mais peuvent également accéder aux rapports établis par les organismes donateurs. Elle bénéficie également d’une fonction utile qui permet d’envoyer des notifications aux membres d’une équipe demandeuse lorsqu’une action est entreprise sur leur dossier. Les utilisateurs peuvent également gérer tous les documents édités après l’attribution d’une subvention, tels que les accords, les demandes d’examen éthique, les budgets et les demandes de prolongation.

Depuis juin 2018, Sa Re Ga Ma est mis à l’essai au Centre d’excellence pour la santé des femmes et des enfants de l’Université Aga Khan (AKU). Après une refonte esthétique et des dernières mises au point, l’application a été officiellement lancée en janvier 2019.